ທຸກມື້ນີ້ ໃຜທີ່ຍັງບໍ່ທັນມີເງື່ອນໄຂເຂົ້າເຖິງການນໍາໃຊ້ E-mail ຖືວ່າຍັງນໍາບໍ່ທັນກະແສຂອງຍຸກຂໍ້ມູນຂ່າວສານ, E-mail ແມ່ນມີບົດບາດໃນການຕິດຕໍ່ສື່ສານຢ່າງຫລີກເວັ້ນບໍ່ໄດ້ສໍາລັບຄົນຍຸກໃໝ່ ບໍ່ວ່າໃນຂົງເຂດໃດຂອງວຽກງານ ເພາະມັນໃຫ້ທັງຄວາມສະດວກ ແລະ ວ່ອງໄວກວ່າການສົ່ງທາງໄປສະນີເປັນຢ່າງຫລາຍ ຊ່ວຍຫລຸດຜ່ອນໄລຍະເວລາ ບໍ່ວ່າໄລຍະທາງຈະໃກ້ ຫຼື ໄກເທົ່າໃດກໍສົ່ງໄດ້ດ້ວຍເວລາພຽງເລັກໜ້ອຍ ຍ້ອນວ່າ E-mail ສົ່ງໄດ້ໄວ ແລະ ເຊື່ອມຕໍ່ກັນໄດ້ທົ່ວໂລກ ໃນມື້ໜຶ່ງໆຈິ່ງມີ E-mail ເຂົ້າມາໃນກ່ອງ Inbox ຢ່າງຫລວງຫລາຍ ຫາກທ່ານບໍ່ຈັດລະບຽບບໍລິ ຫານ E-mail ຈຳນວນທີ່ຫລວງຫລາຍນັ້ນແລ້ວ ຄວາມຫຍຸ້ງຍາກໃນການຄົ້ນຫາ E-mail ທີ່ຈໍາເປັນພາຍໃນກ່ອງ E-mail ຈໍານວນຫລວງຫລາຍໃນແຕ່ລະມື້ຍິ່ງຈະເປັນອຸປະສັກຕໍ່ການເຮັດວຽກຂອງທ່ານຢ່າງແນ່ນອນ, 5 ວິທີ
ຕໍ່ໄປນີ້ ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຈັດລະບຽບ E-mail ຂອງທ່ານໄດ້.
1. ເລືອກໃຊ້ E-mail ໃຫ້ເໝາະສົມກັບການໃຊ້ວຽກ
ການສົນທະນາກັບໝູ່ເພື່ອນຄວນໃຊ້ Free E-mail ເຊັ່ນ: Hotmail, yahoo ຫຼື Gmail ແຕ່ຖ້າວ່າຢູ່ໃນສຳນັກງານ, ອົງການ ຄວນໃຊ້ໂປຣແກຣມ E-mail ຂອງອົງການຈະມີຄວາມປອດໄພກວ່າ Free E-mail ຊຶ່ງສາມາດປົກປ້ອງຄວາມລັບທາງທຸລະກິດໄດ້ດີກວ່າ ແຖມຍັງມີຄຸນລັກສະນະໃຫ້ທ່ານໄດ້ເລືອກນຳໃຊ້ຢ່າງຫລວງຫລາຍ.
2. ການອະນາໄມ E-mail ຕັ້ງໂຟເດີຍ່ອຍ
ຄວນລືບ E-mail ເປັນປະຈໍາ ແຍກເລື່ອງວຽກກັບເລື່ອງທີ່ບໍ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບວຽກອອກຈາກກັນ ໂດຍອາດຈະຕັ້ງໂຟເດີຍ່ອຍໃຫ້ເປັນໝວດໝູ່ເຊັ່ນ: ແບ່ງຕາມຊື່ໂຄງການ (Projects) ຫຼື ຊື່ຜູ້ສົ່ງ ຫລັງຈາກນັ້ນຕັ້ງຄ່າ Filters ເພື່ອໃຫ້ລະບົບແຍກ E-mail ທີ່ຕ້ອງການໄປເຂົ້າໃນໝວດໝູ່ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ ໂດຍອັດຕະໂນມັດ ບໍ່ຕ້ອງເຂົ້າມາລວມກັນຢູ່ໃນ Inbox ບ່ອນດຽວກັນ ເຮັດໃຫ້ທ່ານສາມາດຄົ້ນຫາ E-mail ທີ່ຕ້ອງການໄດ້ສະດວກສະບາຍວ່ອງໄວຂື້ນ ຮວມທັງຄັດເລືອກ E-mail ທີ່ບໍ່ຈໍາເປັນເຊັ່ນ: Spam mail Forward mail ອອກຈາກ Inbox ຂອງທ່ານກໍຈະເປັນຕາໜ້າເບິ່ງຂຶ້ນ ບໍ່ຮົກເຮື້ອເຕັມໄປແຕ່ E-mail ຂີ່ເຫຍື້ອທີ່ທ່ານບໍ່ຕ້ອງການ.
3. ຕັ້ງລະບົບຕອບກັບອັດຕະໂນມັດ
ການກຳນົດເງື່ອນໄຂການຕອບກັບ E-mail ໂດຍອັດຕະໂນມັດກໍເປັນການຊ່ວຍໃນການເຮັດວຽກແບບມືອາຊີບໄດ້ດີ ທ່ານອາດຕັ້ງຄ່າຈາກຫົວຂໍ້ E-mail ເຊັ່ນ: Request ຫຼື Ask for Help ເພື່ອຮັບ E-mail ທີ່ພະນັກງານສົ່ງມາຂໍຄວາມຊ່ວຍເຫລືອທາງດ້ານໄອທີ ຈາກທ່ານ ໂດຍທີ່ທ່ານອາດຈະຕັ້ງການຕອບກັບອັດຕະໂນມັດດ້ວຍຂໍ້ຄວາມທີ່ທ່ານຂຽນຂື້ນເອງເຊັ່ນວ່າ “ ທ່ານຮັບຮູ້ບັນຫາຂອງເຂົາເຈົ້າແລ້ວ ແລະ ຈະຟ້າວດຳເນີນການໃຫ້ ” ຊຶ່ງຈະເຮັດໃຫ້ຜູ້ສົ່ງຮູ້ສຶກອຸ່ນໃຈວ່າເຂົາເຈົ້າຈະໄດ້ຮັບການແກ້ໄຂບັນຫາໃນບໍ່ດົນ ນອກຈາກນີ້ການນຳໃຊ້ໂປຣແກຣມ E-mail ນັ້ນ ມີຄຸນລັກສະນະຫລາຍຢ່າງທີ່ພ້ອມຈະຮອງຮັບການນຳໃຊ້ຂອງທ່ານ ຊຶ່ງທ່ານຄວນຊອກຫາໂອກາດຄົ້ນຄວ້າສຶກສາ ຫຼື ຊອກຫາອ່ານເພີ່ມຕື່ມກ່ຽວກັບການນຳໃຊ້ຄຸນລັກສະນະຕ່າງໆ ທີ່ຈະຊ່ວຍອຳນວຍຄວາມສະດວກໃຫ້ແກ່ທ່ານໄດ້ອີກຫລາຍ.
4. ຮູ້ຈັກປ້ອງກັນ E-mail ຂີ່ຕົວະ
ໂຈນໃນປັດຈຸບັນນີ້ມີຫລາກຫລາຍຮູບແບບ ປະເພດໜຶ່ງທີ່ມັກສົ່ງ E-mail ຂີ້ຕົວະເພື່ອລັກເອົາຂໍ້ມູນທາງດ້ານການເງິນສ່ວນບຸກຄົນດ້ວຍPhishing Mail ຊຶ່ງເປັນການສົ່ງ E-mail ມາເພື່ອຂີ້ຕົວະວ່າຂໍ້ມູນທາງດ້ານການເງິນຂອງທ່ານກຳລັງມີບັນຫາ ໃຫ້ທ່ານລັອກອິນເຂົ້າໄປເພື່ອກວດສອບຊຶ່ງ E-mail ນີ້ຈະຮຽນແບບໜ້າເວັບໄຊຂອງທະນາ ຄານຈົນເຮັດໃຫ້ທ່ານຫລົງເຊື່ອວ່າເປັນ E-mail ທີ່ສົ່ງມາຈາກທະນາຄານແທ້ ແຕ່ເມື່ອທ່ານໃສ່ລະຫັດສ່ວນໂຕຂອງທ່ານເຂົ້າໄປທີ່ເວ໊ບລິ້ງປອມໃນ E-mail ນັ້ນທ່ານກໍຈະຖືກລັກຂໍ້ມູນທາງດ້ານການເງິນໄປໃນທີ່ສຸດ.
ດັ່ງນັ້ນ ເມື່ອທ່ານພົບເຫັນ E-mail ປະເພດນີ້ ຢ່າຫລົງເຊື່ອງ່າຍໆໃຫ້ກວດສອບຄວາມຈິງຈາກທະນາຄານແຫ່ງດັ່ງກ່າວກ່ອນ ຈິ່ງຈະບໍ່ຕົກເປັນຜູ້ເຄາະຮ້າຍຂອງການສໍ້ໂກງໄດ້.
5. ການສຳຮອງຂໍ້ມູນໃຫ້ເປັນນິໃສ
ເພື່ອເຮັດໃຫ້ວຽກຂອງທ່ານດຳເນີນໄປດ້ວຍຄວາມສະດວກສະບາຍ ຫຼື ຂໍ້ມູນສຳຄັນບໍ່ສູນເສຍ ຈິ່ງຄວນມີການສຳຮອງ ( Backup ) ຂໍ້ມູນຢ່າງສະໝໍ່າສະເໝີ ຮວມໄປເຖິງຢູ່ເຄື່ອງເຊີເວີ້ນຳອີກ ຄົນ ໄອທີນອກຈາກຈະນຳໃຊ້ E-mail ໄດ້ຢ່າງຊໍານິຊໍານານແລ້ວ ຍັງຕ້ອງໄດ້ຮູ້ຈັກບໍລິຫານຈັດການ ຈັດລະບຽບ ແລະ ປ້ອງກັນບັນຫາຕ່າງໆທີ່ອາດຈະເກີດຂື້ນໄດ້ໄວ້ລ່ວງໜ້າກ່ອນຕະຫລອດ ເພື່ອໃຫ້ເຕັກໂນໂລຊີເປັນເຄື່ອງມືອຳນວຍຄວາມສະດວກໄດ້ຢ່າງແທ້ຈິງ ແລະ ບໍ່ຕ້ອງມານັ່ງເຈັບຫົວໃນພາຍຫລັງ.
ຮຽບຮຽງໂດຍ: ປານີນາ ຈັນທະນະຄອນ